Giải pháp lưu trữ

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung.

Vai trò của công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng được thể hiện ở 4 điểm sau:

Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.

Từ những quan điểm trên có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Vì vậy, mỗi cơ quan hành chính nhà nước đều phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị đi vào nề nếp và nâng cao hiệu quả quản lý của các cơ quan, đơn vị. Tuy nhiên, thời gian qua công tác văn thư lưu trữ còn bộc lộ một số hạn chế như: Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị chưa thực sự quan tâm đến công tác quản lý và hoạt động thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ; đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ còn thiếu về số lượng và chưa đáp ứng yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư còn nhiều hạn chế…

Vì vậy, muốn phát huy được vai trò của công tác văn thư lưu trữ, các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh cần quan tâm đến một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ trong các hoạt động quản lý hành chính nhà nước như sau:
- Một là để đưa công tác văn thư lưu trữ đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của các cơ quan, đơn vị, đặc biệt là các cấp lãnh đạo.
- Hai là tăng cường công tác kiểm tra, chỉ đạo, động viên khen thưởng kịp thời cũng như xử lý các vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
- Ba là phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký, tra tìm văn bản và theo dõi công việc hàng ngày của cơ quan. Việc ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lý văn bản như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý văn bản và lập hồ sơ giúp công tác văn thư tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng nhằm số hoá tài liệu lưu trữ và hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của nhân dân và cán bộ công chức, viên chức.

Có thể thấy rằng tài liệu lưu trữ được khai thác đã phát huy được tầm quan trọng vốn có nhằm bảo đảm thông tin, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ kịp thời và có hiệu quả cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sử trên tất cả các lĩnh vực đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội và góp phần quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch công tác của mỗi cơ quan, tổ chức.

CÔNG TY CP PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ SỐ HTECH VIỆT NAM

Địa chỉ: Nhà 9B, Tầng 9, Tòa nhà BigTower, Số 18 Phạm Hùng, Q. Nam Từ Liêm, Hà Nội.
Di động: 0978.226.026
Email: contact@cts.com.vn